1.1 ความหมายของข้อมูล มีผู้รู้ได้ให้ความหมายของข้อมูลในลักษณะเดียวกันสรุปได้ว่า ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงของสิ่งต่างๆ ที่อยู่รอบตัวเรา เช่น คน สัตว์สิ่งของ สถานที่ ธรรมชาติฯลฯ ที่ถูก บันทึกไว้เป็นตัวเลข สัญลักษณ์ภาพ หรือเสียงที่ช่วยทําให้รู้ถึงความเป็นมา ความสําคัญ และ ประโยชน์ของสิ่งเหล่านั้น ความหมายของข้อมูล ตามพจนานุกรมราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 ได้ให้ความหมาย ว่า ข้อมูลหมายถึงข้อเท็จจริงสําหรับใช้เป็นหลักในการคาดการณ์ค้นหาความจริงหรือการคิด คํานวณ กล่าวโดยสรุป ข้อมูลหมายถึงข่าวสารหรือข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นกับสิ่งต่างๆ ที่เป็นสัญลักษณ์ตัวเลข ข้อความ ภาพหรือเสียงที่ได้มาจากวิธีการต่างๆ เช่น การสังเกต การนับ การวัดและบันทึกเป็นหลักฐานใช้เพื่อค้นหาความจริง ตัวอย่าง เช่น ก. สุนันท์ประกอบอาชีพทํานา ข. ตําบลทํานบ มีจํานวนครัวเรือน 350 ครัวเรือน ค. อบต.เกาะยอ ชาวบ้านมีอาชีพทําสวนผลไม้และทําประมง ง. จังหวัดสงขลามีห้องสมุดประชาชนประจําอําเภอ 16 แห่ง จากตัวอย่าง จะเห็นว่า ข้อ ข และ ง เป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลข ข้อ ก และ ค เป็นข้อมูล ที่ไม่เป็นตัวเลข จากความหมายและตัวอย่างของข้อมูลจะเห็นได้ว่าข้อมูลแบ่งเป็น 2 ความหมาย คือ ข้อมูลที่มีลักษณะเป็นตัวเลขแสดงปริมาณเรียกว่าข้อมูลเชิงปริมาณ และข้อมูลที่ไม่ใช่ตัวเลขเรียกว่า ข้อมูลเชิงคุณภาพ 1.2 ความสําคัญและประโยชน์ของข้อมูล ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงของสิ่งต่างๆ ที่อยู่รอบตัวเราล้วนมีประโยชน์ต่อการพัฒนา ตนเองชุมชนและสังคม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการเลือกนํามาใช้ให้ถูกต้องเหมาะสมกับสถานการณ์ และโอกาสโดยทั่วไปข้อมูลจะให้ประโยชน์มากมาย เช่น 1. เพื่อการเรียนรู้ศึกษาค้นคว้า 2. เพื่อเป็นแนวทางการพัฒนาด้านต่างๆ 3. เพื่อการนําไปสู่การปรับปรุงแก้ไขในสิ่งที่ดีกว่า 4. เพื่อใช้ประกอบเป็นหลักฐานอ้างอิงประเด็นสําคัญ 5. เพื่อการวางแผน การปฏิบัติและการประเมินผล 6. เพื่อการตัดสินใจ ฯลฯ จากประโยชน์ด้านต่างๆ ที่กล่าวถึง ขอยกตัวอย่างประโยชน์ของข้อมูลในการช่วย การตัดสินใจ เช่น ถ้ารู้ข้อมูลเกี่ยวกับคะแนนการเรียนวิชาคณิตศาสตร์ผลคะแนนระหว่าง เรียนไม่น่าพึงพอใจ แต่ผู้เรียนต้องการให้สอบผ่านวิชานี้ผู้เรียนจะต้องวางแผนการเรียนและ เตรียมพร้อมกับการสอบให้ดี ขยันเรียน ขยันทําแบบฝึกหัดมากขึ้นผลการเรียนวิชานี้น่าจะผ่าน แต่ถ้าไม่รู้ข้อมูลเลยโอกาสที่จะสอบไม่ผ่านก็จะมีมากกว่าในการพัฒนาชุมชนและสังคมจําเป็นต้องอาศัยข้อมูลด้านต่างๆ ได้แก่ ข้อมูลเกี่ยวกับ ด้านความเป็นมา ประวัติศาสตร์ เศรษฐศาสตร์ การเมือง การปกครอง ศาสนา วัฒนธรรม ประเพณี ทรัพยากร สิ่งแวดล้อม สาธารณสุขและการศึกษา เป็นต้น การพัฒนาชุมชน จําเป็นต้องอาศัยข้อมูลหลายๆ ด้าน เพื่อใช้ในการเรียนรู้และค้นหาความจริงที่เป็นพลังภายในของชุมชนที่ยังไม่ได้พัฒนา หรือยังพัฒนาไม่เต็มที่ข้อมูลที่สําคัญที่ เกี่ยวข้องกับการพัฒนาชุมชน มีดังนี้ 1. ข้อมูลเกี่ยวกับครอบครัวและประชากร ได้แก่ ข้อมูลรายรับ รายจ่าย หนี้สิน ของครอบครัวจะช่วยให้เห็นที่มาของปัญหาความยากจนหรือที่มาของรายได้จํานวน รายได้และรายจ่ายของครอบครัวในชุมชน จํานวนครัวเรือน เป็นต้น 2. ข้อมูลด้านเศรษฐกิจ ได้แก่ จํานวน ประเภทของการผลิต การกระจายผลผลิต การเป็นเจ้าของถือครองที่ดิน การเป็นเจ้าของสถานประกอบการโรงงาน และร้านค้าการนําเข้าทรัพยากรจากภายนอกการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ในท้องถิ่น การใช้แรงงานการบริโภคสินค้าการใช้ประโยชน์ที่ดิน อาชีพ ชนิดของพืช ที่ปลูก ชนิดและจํานวนสัตวฺที่เลี้ยงผลผลิต รายได้เป็นต้น 3. ข้อมูลด้านประเพณีและวัฒนธรรม ได้แก่ จํานวนกลุ่มที่ส่งเสริมประเพณีและวัฒนธรรม การละเล่น การกีฬาของท้องถิ่น ความหลากหลายทางวัฒนธรรม ความเชื่อศาสนาระบบเครือญาติ 4. ข้อมูลด้านการเมืองการปกครอง ได้แก่ การเลือกผู้นําของคนในชุมชนและ บทบาทของผู้นําการมีส่วนร่วมของคนในชุมชน ด้านการปกครองและการ พัฒนา การตัดสินใจของผู้นําชุมชน โครงสร้างอํานาจความสัมพันธ์ของคนใน ชุมชนและระหว่างกลุ่ม การรวมกลุ่ม การแบ่งกลุ่ม เป็นต้น 5. ข้อมูลด้านสังคม ได้แก่ การศึกษาอบรม การเรียนรู้แหล่งเรียนรู้ในชุมชน การดูแลสุขภาพ การใช้ทรัพยากรการใช้ภูมิปัญญากองทุนสวัสดิการการรับ ความช่วยเหลือจากภายนอกเป็นต้น 6. ข้อมูลด้านระบบนิเวศและสิ่งแวดล้อม ได้แก่ สภาพทรัพยากรธรรมชาติดิน น้ําอากาศการจักการแหล่งน้ํา เช่น แม่น้ําลําคลอง ทะเล ป่าชายเลน สัตว์บก สัตว์น้ํา สภาพการดํารงชีวิตของพืชและสัตว์การพัฒนาชุมชนกับจํานวนและปริมาณ ของทรัพยากร เป็นต้น 7. ความต้องการของชุมชน เป็นความต้องการที่แท้จริงของชุมชนด้านต่างๆ ข้อมูล ด้าน ต่างๆ เหล่านี้จะเป็นตัวชี้เกี่ยวกับ “ทุน” ที่มีอยู่ในชุมชน ซึ่งต้องค้นหา สํารวจรวบรวมและวิเคราะห์เพื่อนํามาพัฒนาชุมชน การสํารวจเก็บรวบรวมข้อมูลจะต้องร่วมมือช่วยกันหลายฝ่าย นอกจากนี้ผู้สํารวจต้องมีความละเอียด ในการใช้เครื่องมือเพราะยิ่งได้ข้อมูลที่มีความละเอียดมากยิ่งส่งผลต่อความแม่นยําในการวิเคราะห์ความต้องการความจําเป็นของชุมชน เทคนิคและวิธีการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาชุมชนมีหลายวิธี เช่น การสังเกต การ สัมภาษณ์การใช้แบบสอบถาม การศึกษาจากเอกสารการสนทนากลุ่ม การสํารวจการจัดเวที ประชาคม ส่วนการจะเลือกใช้เทคนิควิธีการใดจึงจะเหมาะสมขึ้นอยู่กับหลายๆ ปัจจัย เช่น แหล่งข้อมูลความสะดวกความประหยัด ฯลฯ การศึกษาและรวบรวมข้อมูลชุมชน ผู้ศึกษา สามารถกระทําโดยยึดวัตถุประสงค์ของการศึกษา โดยอาจจําแนกประเด็นหลักและประเด็นย่อย เพื่อให้ได้รายละเอียดให้คลอบคลุมทุกด้าน เทคนิควิธีการเก็บข้อมูล มีวิธีต่างๆ เช่น 1. การสังเกต เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยผู้สังเกตเฝ้าดูพฤติกรรมจริงหรือเหตุการณ์จริงโดยผู้สังเกตอาจเข้าไปทํากิจกรรมร่วมในเหตุการณ์หรือไม่มีส่วนร่วมโดยการเฝ้าดูอยู่ห่างๆ ก็ได้การสังเกตมีทั้งแบบที่มีโครงสร้างกับ แบบไม้มีโครงสร้างการสังเกตแบบมีโครงสร้างผู้สังเกตต้องเตรียมหัวข้อขอบข่าย ประเด็น ที่ต้องใช้ในการสังเกตล่วงหน้าแล้ว บันทึกรายละเอียดสิ่งที่สังเกตพบเห็นตามหัวข้อ ประเด็นที่ต้องใช้ในการสังเกตล่วงหน้าแล้ว บันทึกรายละเอียดสิ่งที่สังเกตพบเห็นตามหัวข้อ ประเด็น การสังเกตแบบไม่มีโครงสร้าง เป็นการ สังเกตไปเรื่อยๆ ตามสิ่งที่พบเห็น 2. การสัมภาษณ์เป็นวิธีการเก็บข้อมูลโดยผู้สัมภาษณ์และผู้ให้สัมภาษณ์ต้อง พบหน้ากัน และมีการสัมภาษณ์ซักถามโดยใช้ภาษาเป็นตัวกลางในกลางสื่อสารการสัมภาษณ์มีทั้งแบบมีโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้างการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างผู้สัมภาษณ์จะเตรียมคําถามเรียงลําดับคําถามไว้ล่วงหน้าตาม วัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์ส่วนการ สัมภาษณ์แบบไม่มีโครงสร้างเป็นการ สัมภาษณ์แบบพูดคุยไปเรื่อยๆ จะถามคําถามใดก่อนหลังก็ได้ไม่มีการเรียงลําดับ คําถาม 3. การใช้แบบสอบถาม ผู้เก็บข้อมูลจะต้องเตรียมและออกแบบสอบถามล่วงหน้าแบบสอบถามจะประกอบด้วยคําชี้แจงวัตถุประสงค์รายการข้อมูลที่ต้องการถาม จําแนกเป็น รายข้อให้ผู้ตอบตอบตามข้อเท็จจริง 4. การศึกษาจากเอกสาร เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีผู้เรียบเรียงไว้แล้วในลักษณะของเอกสารประเภทต่างๆ เช่น บทความ หนังสือ ตํารา หรือเว็บไซต์การเก็บข้อมูลด้วยวิธีนี้จะต้องคํานึงถึงความทันสมัย 5. การสนทนากลุ่ม เป็นการรวบรวมข้อมูลด้านเศรษฐกิจ สังคม ประชากรอาชีพ ฯลฯ จากวงสนทนาที่เป็นผู้ให้ข้อมูลที่ถูกคัดสรรว่าสามารถให้ข้อมูลให้คําตอบ ตรงตามประเด็น คําถามที่ผู้ศึกษาต้องการ มีการถามตอบและถกประเด็นปัญหาโดยเริ่มจากคําถามที่ง่ายต่อการ เข้าใจแล้วจึงค่อยเข้าสู่คําถามที่เป็นประเด็นหลักของการศึกษาแล้วจบด้วยคําถามประเด็นย่อยๆ ขณะเดียวกันมีผู้บันทึกเก็บข้อมูลจากคําสนทนาพร้อมบรรยากาศและอากัปกิริยาของสมาชิกกลุ่มแล้วสรุปเป็นข้อสรุปของการ สนทนาแต่ละครั้ง 6. การสํารวจการสํารวจข้อมูลชุมชนทําได้ในลักษณะต่างๆ เช่น 1) ข้อมูลที่ครอบครัว ควรทําเอง ได้แก่ บัญชีรายรับ-รายจ่ายของครอบครัวแต่ละครอบครัวรวมทั้งหนี้สิน 2) ข้อมูลทั่วไปของครอบครัว ได้แก่ จํานวนสมาชิกอายุการศึกษา รายได้ที่ทํากิน เครื่องมืออุปกรณ์ความรู้ของคนในครอบครัวและการดูแล สุขภาพ เป็นต้น 3) ข้อมูลส่วนรวมของ ชุมชน ได้แก่ ประวัติความเป็นมาของชุมชน ทรัพยากรความรู้ภูมิปัญญาเฉพาะด้าน การรวมกลุ่ม โครงการของชุมชนผู้นํา เป็นต้น สําหรับวิธีการเก็บข้อมูลด้วยเทคนิคการสํารวจอาจใช้แบบสอบถาม หรือแบบ สัมภาษณ์ ตามความสะดวกความประหยัดของผู้เก็บข้อมูลและไม่สร้างความ ยุ่งยากให้กับผู้ให้ข้อมูล 7. การจัดเวทีประชาคม เป็นการพบปะของผู้คนที่เป็นผู้แทนระดับของกลุ่มต่างๆ ในชุมชนซึ่งผู้คนเหล่านี้มีข้อมูล ประสบการณ์ความคิดที่หลากหลายได้มาร่วมกันแลกเปลี่ยน ข้อมูลประสบการณ์ความคิด เพื่อร่วมกันกําหนดวิสัยทัศน์วิเคราะห์สถานการณ์ปัญหาวางแผนดําเนินงาน ติดตามประเมินผลการทํางาน ร่วมกัน เพื่อนําไปสู่การพัฒนาชุมชนให้สามารถบรรลุเป้าหมายร่วมกัน ส่วน เครื่องมือที่สําคัญในการจัดเวทีประชาคม คือ ประเด็น คําถามที่มีลักษณะเป็นคําถามปลายเปิด เพื่อทําให้ผู้ร่วมเวทีสามารถตอบและอภิปรายได้ละเอียดตาม ความรู้ความคิดและประสบการณ์ของแต่ละคน ทําให้ได้คําตอบที่เป็นข้อมูลเชิงลึก ซึ่งแต้เป็นประโยชน์ต่อการวิเคราะห์ข้อมูลในแต่ละด้านต่อไป หลังจากการเก็บข้อมูลเสร็จสิ้นแล้วผู้เก็บข้อมูลควรนําผลจากการจัดเก็บข้อมูลไปตรวจสอบความถูกต้องและสมบูรณ์กับแหล่งข้อมูลอีกครั้งเพื่อยืนยันความถูกต้องและเพิ่มเติมข้อมูลในส่วนที่ยังไม่สมบูรณ์ให้สมบูรณ์มากที่สุด ขั้นตอนถัดมาคือการวิเคราะห์ข้อมูลการวิเคราะห์ข้อมูลเป็นการนําข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาได้มาจัดกระทําโดยจําแนกจัดกลุ่มจัดระบบ หมวดหมู่ เรียงลําดับ คํานวณค่าตัวเลข(เชิงปริมาณ) ตีความ สรุป และนําเสนอในรูปแบบต่างๆ ให้สามารถสื่อความหมายได้ เช่น ตารางแผนภูมิภาพ ฯลฯ ขั้นตอนของการวิเคราะห์ข้อมูลชุมชนอาจต้องอาศัยผู้รู้เกี่ยวกับการวิเคราะห์ข้อมูลเข้ามาให้ความร่วมมือช่วยเหลือในการวิเคราะห์และเผยแพร่ข้อมูลแต่ขณะเดียวกัน ประชาชนใน ชุมชนต้องมีส่วนร่วมเข้ามาแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกัน

การจัดทําแผนพัฒนาชุมชนแต่ละชุมชนอาจมีขั้นตอนของการดําเนินการพัฒนาชุมชนแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับบริบทสิ่งแวดล้อมของชุมชนนั้นๆ แต่โดยทั่วไปการจัดทําแผนพัฒนาชุมชน มีขั้นตอนต่อเนื่องเป็นกระบวนการตามลําดับ ตั้งแต่ขั้นการเตรียมการและวางแผน ขั้นการจัดทําแผนพัฒนาและขั้นการนําแผนไปสู่การปฏิบัติดังนี้ 1. ขั้นการเตรียมการและการวางแผน เป็นการเตรียมความพร้อมในด้านต่างๆ ดังนี้ 1.1 การเตรียมหาบุคคลที่เกี่ยวข้อง เช่น คณะทํางาน คณะวิชาการอาสา สมัครผู้นํา ฯลฯ 1.2 การเตรียมการจัดเวทีสร้างความตระหนักร่วมในการเป็นเจ้าของชุมชน ร่วมกัน เช่น การร่วมคิด ร่วมวางแผน ร่วมปฏิบัติทุกขั้นตอน 1.3 การศึกษาพัฒนาการของชุมชน โดยการศึกษา สํารวจวิเคราะห์ สังเคราะห์ ข้อมูลทุกๆ ด้านของชุมชน เช่น ด้านเศรษฐกิจ ด้านประเพณีวัฒนธรรม ด้านการเมืองการ ปกครอง เป็นต้น 1.4 การศึกษาดูงานชุมชนต้นแบบ เพื่อเรียนรู้จากประสบการณ์ตรงจากชุมชนต้นแบบที่ประสบความสําเร็จจะได้เห็นตัวอย่างการปฏิบัติจริงที่เป็นรูปธรรม เพื่อที่จะได้นําสิ่ง ที่ดีๆ ที่เป็นประโยชน์มาประยุกต์ใช้กับชุมชน ตนเองและช่วยกันคิดว่าชุมชนของตนควรจะวางแผนบริหารจัดการที่จะ นําไปสู่การพัฒนาได้อย่างไร 2. ขั้นการจัดทําแผนพัฒนา ประกอบด้วยขั้นตอนย่อยๆ ดังนี้ 2.1 การร่วมกันนําข้อมูลที่ได้จากการเตรียมการมาร่วมกันวิเคราะห์จุดแข็งจุดอ่อนโอกาสและอุปสรรคของชุมชน เพื่อประเมินความสามารถและ ประสบการณ์ของ ชุมชนเพื่อนําไปสู่การกําหนดภาพอนาคตของชุมชน ตามที่คาดหวัง (วิสัยทัศน์) 2.2 การร่วมกันค้นหาและกําหนดการเลือกที่เหมาะสมในการพัฒนา (ยุทธศาสตร์) 2.3 ร่วมกันกําหนดแผนงาน โครงการกิจกรรม และเขียนเอกสารแผนงานโครงการและกิจกรรมที่จะพัฒนาแก่ปัญหาหรือป้องกันปัญหา 2.4 นําแผนงาน โครงการและกิจกรรม นําเสนอแล้วพิจารณาร่วมกันและให้ข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อให้เห็นภาพรวมเพื่อการประสานเชื่อมโยงและเพื่อการแบ่งงาน กันรับ ผิดชอบ 2.5 เมื่อคณะทํางานทุกฝ่ายเห็นชอบ จึงนําร่างแผนชุมชนไปทําการประชา พิจารณ์ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเวทีเพื่อสร้างความเข้าใจกับสมาชิกของชุมชนทั้งหมด เป็นการ รวมใจเป็นหนึ่ง เดียวที่จะดําเนินการพัฒนาร่วมกัน ตามแผน 2.6 ปรับปรุงแก้ไขแผนให้ถูกต้องเหมาะสมตามมติความคิดเห็นที่ได้จากการประชาพิจารณ์ 3. การนําแผนไปปฏิบัติและประเมินผลการปฏิบัติงาน ประกอบด้วยขั้นตอนย่อยๆ ดังนั้น 3.1 จัดลําดับความสําคัญของแผนงานโครงการ 3.2 วิเคราะห์ความเป็นไปได้ของแต่ละโครงการ 3.3 จัดฝึกอบรม เพิ่มเติมประสบการณ์ความรู้เกี่ยวกับประเด็นที่สําคัญที่กําหนดไว้ในแผนเพื่อขยายผลการเรียนรู้ไปยังคนในชุมชน 3.4 จัดระบบภายใน เชื่อมโยงเครือข่ายทั้งภายในภายนอกเพื่อสร้างความ เข้มแข็งให้กับชุมชน 3.5 ดําเนินการปฏิบัติตามแผน 3.6 ติดตามความก้าวหน้าและประเมินผลการปฏิบัติงานตามแผน รวมทั้งประเมินผลการดําเนินงานโครงการและกิจกรรมที่อยู่ในแผน เพื่อปรับปรุงแผนให้มีความ สมบูรณ์ยิ่งขึ้น สําหรับผู้ที่จะทําหน้าที่ในการประเมิน คือแกนนําและคนในชุมชน เพราะคนเหล่านี้เป็นทั้งผู้บริหารจัดการผู้ปฏิบัติและผู้รับประโยชน์โดยตรง การประเมินผลเมื่อเสร็จสิ้นโครงการ หลังจากทุกฝ่ายได้ร่วมมือกันทํางานตามแผนชุมชนของตนเองแล้วควรจัดประชุม สรุปผล การดําเนินงานร่วมมือกันเมื่อเสร็จสิ้นโครงการ เพื่อเป็นการสรุปบทเรียนทั้งโครงการว่าได้ผลลัพธ์ ตามเป้าหมายหรือไม่นั่นคือคนในชุมชนมีพัฒนาการและเกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างไร มีสิ่งที่ดีๆ อะไรเกิดขึ้นบ้างที่เป็นผลพวงของการพัฒนา มีปัญหาอุปสรรคอย่างไร มีวิธีการแก้ไขให้บรรลุผล สําเร็จหรือไม่อย่างไรถ้าจะพัฒนาต่อไปควรปรับปรุงขั้นตอนใด ฯลฯ ทั้งนี้เพื่อรวบรวมข้อคิดเห็น หลังการทํางานแล้วถอดและสรุปเป็นบทเรียน เพื่อเป็นแนวทางใน การทํากิจกรรมหรือโครงการ พัฒนาอื่นต่อไป เวทีประชาคมเป็นสถานที่ที่ผู้คนรวมตัวกันเพื่อพูดคุยแลกเปลี่ยนข้อมูลความคิดเห็น แก้ไขปัญหาพัฒนา หรือปฏิบัติร่วมกัน เพื่อประโยชน์ของชุมชน โดยใช้การมีส่วนร่วมในการค้นหาข้อมูลวิเคราะห์ข้อมูลและกําหนดกิจกรรมที่จะนําความเห็นร่วมขับเคลื่อนไปสู่การปฏิบัติ ขั้นตอนการทําประชาคม (กรมการพัฒนาชุมชน, 2543, 420) มีขั้นตอนดังนี้ 1. ขั้นเตรียมการ 1.1 ศึกษาวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับชุมชน และที่เป็นประเด็นร่วมของ ชุมชนกําหนดประเด็นเนื้อหาและวิธีการ 1.2 จัดตั้งคณะทํางานประชาคม พร้อมทั้งกําหนดบทบาทหน้าที่ของคณะ ทํางานให้ชัดเจน เช่น ผู้นําประชาคมทําหน้าที่กระตุ้นให้ประชาชนได้ร่วมคิดตามประเด็น สร้างบรรยากาศการมีส่วนร่วมผู้ช่วยผู้นําประชาคม ทําหน้าที่เสนอประเด็นที่ผู้นําประชาคม เสนอไม่ครบถ้วน หรือผิดพลาด รวมทั้งบรรยากาศให้เกิดการตื่นตัวเกิดการผ่อนคลายผู้อํานวยความสะดวก ทําหน้าที่ให้บริการด้านต่างๆ เป็นต้น 1.3 กําหนดจํานวนประชาชนกลุ่มต่างๆ ที่เป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ประมาณ 30-50 คน เช่น กรรมการหมู่บ้าน ผู้นํากลุ่มอาชีพ ผู้นําท้องถิ่น ผู้นําตามธรรมชาติและอาสาสมัครเป็นต้น 1.4 กําหนดระยะเวลาของการทําประชาคม โดยพิจารณาให้มีความเหมาะสม ตาม ความพร้อมของประชาชนและขึ้นอยู่กับประเด็นการพูดคุยแต่ต้องไม่กระทบต่อเวลาการ ประกอบ อาชีพของประชาชน 1.5 เตรียมชุมชน สถานที่วัสดุอุปกรณ์สื่อการเรียนรู้ต่างๆ ที่ใช้ในการ ประชาคมและประสานงานกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง 2. ขั้นดําเนินการ 2.1 เตรียมความพร้อมของประชาชนที่เข้าร่วมประชาคม เช่น สร้างความ คุ้นเคย การแนะนําตัวละลายพฤติกรรม ให้ทุกคนได้รู้จักกันโดยทั่วถึงกําหนดวัตถุประสงค์ขอบเขต กติกา ในการทําประชาคมให้ชัดเจน 2.2 แลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน ทั้งคณะทํางานและประชาชนร่วมกัน สะท้อนความคิดเห็นต่อประเด็น 2.3 ค้นหาปัจจัยเกื้อหนุนหรือ “ทุน” ในชุมชน โดยร่วมกันพิจารณาจุดเด่น จุด ด้อยข้อจํากัดและโอกาสของการพัฒนาชุมชน ระดมสมองค้นหา ทรัพยากรต่างๆ ที่มีอยู่ใน ชุมชน รวมทั้งทุนทางสังคม ได้แก่ วัฒนธรรม ประเพณีระบบเครือญาติความเอื้ออาทร ฯลฯ เพื่อใช้ทุน เหล่านี้เป็นพลังขับเคลื่อนกิจกรรมต่างๆ ในชุมชน 3. ขั้นติดตามและประเมินผลการดําเนินการ 3.1 คณะทํางานและประชาชนกลุ่มเป้าหมายร่วมกันแสดงผล ประเมิน จุดเด่น จุดด้อยข้อบกพร่องและสิ่งที่ควรปรับปรุง สําหรับการทําประชาคมครั้งต่อไป รวบรวมผลงาน ที่ผ่านมา เพื่อเผยแพร่และประชาสัมพันธ์ 3.2 ติดตามผลหลังการดําเนินงาน เมื่อจัดประชาคมเสร็จสิ้นแล้ว เช่น คณะ ทํางาน ประชาชน กลุ่มเป้าหมายและผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย ต้องประสานงาน เพื่อให้เกิดการสนับ สนุนการ ดําเนินงานตามมติของประชาชนอย่างต่อเนื่อง ให้กําลังใจ ช่วยเหลือกันและกันอย่างจริงจัง วัตถุประสงค์ของการทําประชาคม ในการทําประชาคมมีวัตถุประสงค์ที่สําคัญหลายประการ(ณัฐนรีศรีทอง, 2552, 418-419) ดังนี้ 1. เพื่อส่งเสริมให้ประชาชนเกิดการเรียนรู้ซึ่งกันและกันอย่างต่อเนื่อง โดยสามารถคิด วิเคราะห์ได้ด้วยตนเอง 2. เพื่อส่งเสริมให้ประชาชนได้วิเคราะห์ปัญหาของชุมชน และสามารถกําหนดทิศทางการทํางานด้วยตนเอง 3. เพื่อสร้างจิตสํานึกสาธารณะให้เกิดขึ้น ประชาชนในชุมชนรู้จักทํางานเพื่อส่วนรวม และการพึ่งพาตนเอง 4. เพื่อค้นหาผู้นําการเปลี่ยนแปลง (แกนนํา) ในชุมชน 5. เพื่อเป็นการระดมพลังสมองในการคิดแก่ปัญหาที่ตอบสนองต่อความ ต้องการที่แท้จริงของประชาชน (ประเด็นร่วม) 6. เพื่อให้ประชาชน หน่วยงานต่างๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน มีส่วนร่วมในการตัดสินใจลงมือปฎิบัติและติดตามผล ประเมินผลการทํางานเชิงพัฒนาร่วมกัน 7. เพื่อให้มีทางเลือกในการแก้ไขปัญหาร่วมกันของประชาชน โดยเชื่อมโยงประสบการณ์ต่างๆ และพัฒนาการคิดอย่างอย่างเป็นระบบ 8. เพื่อก่อให้เกิดเวทีสําหรับการปรึกษาหารือ พบปะ พูดคุยแสดงความ คิดเห็นร่วมกันของคนในชุมชน การจัดกิจกรรมการพัฒนาชุมชนที่ก่อให้เกิดการมีส่วนร่วมของประชาชนนั้น สามารถ ทํา ได้หลายวิธี เช่น การจัดเวทีประชาคม การประชุมกลุ่มย่อยเพื่อระดมความคิดเห็นร่วมต่อ ประเด็น ใดประเด็นหนึ่ง การฝึกอบรมเพื่อพัฒนาหรือส่งเสริมศักยภาพของประชาชน การ ประชาพิจารณ์ เพื่อการรับฟังความคิดเห็นของประชาชนเกี่ยวกับประเด็นที่มีผลกระทบต่อ ประชาชนจํานวนมาก ฯลฯ กิจกรรมต่างๆ เหล่านี้ประชาชนทุกคนสามารถเข้าไปมีส่วนร่วม เพราะเป็นกระบวนการเรียนรู้ ร่วมกัน แต่การเข้าไปมีส่วนร่วมในแต่ละกิจกรรม จําเป็นต้องเข้าใจและแสดงบทบาทของตนเองให้ ถูกสอดคล้องและเหมาะสมกับกิจกรรมที่จัดขึ้น 4.1 การมีส่วนร่วมของประชาชนในเวทีประชาคม เวทีประชาคมเป็นกิจกรรมหนึ่งที่มีวิธีการกระตุ้นให้กลุ่มประชาชนได้เกิดการเรียนรู้อย่างมีส่วนร่วมระหว่างผู้ที่มีประเด็นร่วมกันโดยจัดเวทีสื่อสารพูดคุยกันขึ้น เพื่อสร้างการรับรู้สร้างความเข้าใจในประเด็นปัญหาร่วม เพื่อให้ได้ข้อสรุปและแนวทางแก้ไขประเด็น นั้นๆ แล้วช่วยกันผลักดันให้เกิดผลตามแนวทางและเป้าหมายที่ได้กําหนดขึ้นร่วมกันการเข้ามามีส่วนร่วมของประชาชนในเวทีประชาคม ประชาชนอาจแสดง บทบาทของตนเองได้ดังนี้ 1. ควรทําความเข้าใจต่อวัตถุประสงค์ของการทําประชาคมอย่างชัดเจน 2. ควรใช้ความคิดและนําเสนอโดยการพูดสื่อสารให้เห็นความเชื่อมโยงและเป็นระบบ 3. พยายามเข้าใจและเรียนรู้รับฟังเหตุผลของผู้อื่น 4. ควรรับฟังประเด็นและความคิดเห็นของผู้อื่นอย่างตั้งใจ หากไม่เข้าใจควรซักถามผู้ดําเนินการด้วยความสุภาพ 5. ความคิดเห็นควรมีความเป็นไปได้มีความเหมาะสม 6. ควรเสนอความคิดเห็นอย่างสร้างสรรค์นั่นคือใช้เหตุและผลประกอบ ความคิดเห็น 7. รับฟังและเคารพความคิดเห็นของผู้อื่น เพราะแต่ละคนมีสิทธิเสรีในการแสดงความคิดเห็นอย่างเท่าเทียมกัน 8. แสดงความคิดเห็นต่อประเด็นร่วมอย่างตรงไปตรงมา 9. ไม่วางตนเป็นผู้ขัดขวางต่อการดําเนินงาน 4.2 การมีส่วนร่วมของประชาชนในการพัฒนาชุมชน 1. การมีส่วนร่วมในการค้นหาสาเหตุของปัญหา เนื่องจากปัญหาเกิดกับประชาชน ประชาชนในชุมชนย่อมรู้จักและเข้าใจปัญหาของตนดีที่สุด หากได้รวมกลุ่มกัน จะสามารถช่วยกันคิด วิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุได้อย่างชัดเจนและรอบด้าน 2. การมีส่วนร่วมในการร่วมคิดร่วมวางแผน ประชาชนอาจร่วมกันใช้ข้อมูล ที่ได้จากการสํารวจและเรียนรู้ร่วมกันจากการรวมกลุ่มแลกเปลี่ยนความคิดเห็น จากการค้นหาศักยภาพของชุมชน หรือจากการศึกษาดูงาน แล้วนําข้อมูลเหล่านั้น มาคิดวางแผนร่วมกัน ตัดสินใจร่วมกันขั้นตอนนี้อาจค่อยเป็นค่อยไป และอาศัยแกนนําที่เข้มแข็ง 3. การมีส่วนร่วมในการปฏิบัติเนื่องจากประชาชนมีทุนของตนเอง ตั้งแต่แรงงาน ประสบการณ์และทรัพยากร หากได้ร่วมกันปฏิบัติโดยใช้ทุนที่มีอยู่ย่อมทําให้รู้สึกถึงความเป็นเจ้าของร่วมกัน เกิดการเรียนรู้ในการทํางานร่วมกัน การแก้ไขปัญหาร่วมกัน โอกาส ที่จะนําไปสู่เป้าหมายจึงมีสูงกว่าการปฏิบัติโดยอาศัย บุคคลภายนอก 4. การมีส่วนร่วมในการติดตามและประเมินผลเมื่อประชาชนเป็นผู้ปฏิบัติและขณะเดียวกันประชาชนควรเป็นผู้ติดตามและประเมินผลร่วมกัน เพื่อจะได้ร่วมกันพิจารณาว่า สิ่งที่ดําเนินการร่วมกันนั้นเกิดผลดีบรรลุตามเป้าหมาย ที่กําหนดหรือไม่เพียงใด ควรปรับปรุงอย่างไรซึ่งจะทําให้ประชาชนเห็นคุณค่าของการทํากิจกรรมเหล่านั้น 4.3 การมีส่วนร่วมของประชาชนในการประชุมกลุ่มย่อย การประชุมกลุ่มย่อยเป็นการประชุมเพื่อระดมความคิด สําหรับการทํางาน อย่างใดอย่างหนึ่ง โดยมีผู้เข้าประชุมประมาณ 4-12 คน องค์ประกอบของการประชุมกลุ่มย่อย 1. กําหนดประเด็นการประชุม 2. ผู้เข้าประชุมประกอบด้วย 1) ประธาน 2) เลขานุการ 3) สมาชิกกลุ่ม 3. เลือกและกําหนดบทบาทผู้เข้าประชุมเพื่อทําหน้าที่ต่างๆ เช่น ประธานที่ทํา หน้าที่ดําเนินการประชุม เลขานุการทําหน้าที่สรุปความคิดเห็นของที่ประชุม จดบันทึกและรายงานการประชุม สมาชิกกลุ่มทําหน้าที่แสดงความเห็นตาม ประเด็น 4. สถานที่กําหนดตามความเหมาะสม วิธีการประชุมกลุ่มย่อย 1. ประธาน เป็นผู้ทําหน้าที่เปิดประชุม แจ้งหัวข้อการประชุมให้สมาชิกในที่ประชุมรับทราบ 2. ผู้เข้าร่วมประชุม อาจช่วยกันตั้งหัวข้อย่อยของประเด็น บางครั้งหน่วยงาน เจ้าของเรื่องที่จัดประชุมอาจกําหนดประเด็นและหัวข้อย่อยไว้ให้แล้ว 3. ประธานเสนอประเด็น ให้สมาชิกที่ประชุมอภิปรายทีละประเด็น และสรุป ประเด็นการพูดคุย 4. สมาชิกที่ประชุมร่วมกันแสดงความคิดเห็น 5. เลขานุการจดบันทึกสรุปความคิดเห็นของที่ประชุม และจัดทํารายงานหลังจากประชุมเสร็จสิ้นแล้ว การมีส่วนร่วมของสมาชิกในการประชุมกลุ่มย่อย ในการประชุมกลุ่มย่อยจําเป็นต้องอาศัยความคิดเห็นของสมาชิกทุกคน ดังนั้นเพื่อให้การ จัดประชุมบรรลุตามเป้าหมาย สมาชิกในที่ประชุมควรมีส่วนร่วมดังนี้ 1. พูดแสดงความคิดเห็นพร้อมเหตุผลทีละคน 2. ในการพูดสนับสนุนความคิดเห็นของผู้อื่น ควรแสดงความคิดเห็นและใช้เหตุผลประกอบ 3. ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถแสดงความคิดเห็นคัดค้านความคิดเห็นของผู้อื่นได้แต่ควร ใช้เหตุผลและความเป็นไปได้ในการคัดค้าน 4. ควรใช้คําพูดที่สุภาพ เช่น ขอโทษ ขอบคุณ ในโอกาสที่เหมาะสม การมีส่วนร่วมของประชาชนในกระบวนการพัฒนาชุมชนทุกขั้นตอนของการพัฒนาตั้งแต่การร่วมคิดร่วมวางแผน ร่วมปฏิบัติร่วมกํากับติดตาม ร่วมประเมินผลและรับผลประโยชน์จากการพัฒนาหากการพัฒนาเป็นไปตามกระบวนการดังกล่าวถือว่าการพัฒนานั้นเป็นของประชาชนโดยแท้จริง เพราะเป็นสิ่งที่ชี้ให้เห็นถึงความพร้อม ความตื่นตัวความร่วมมือความเข้มแข็ง เป็นปึกแผ่นของชุมชนซึ่งเป็นตัวบ่งชี้ของการพัฒนาแบบพึ่งพาตนเอง ระดับของการมีส่วนร่วมแบ่งได้เป็น 3 ระดับดังนี้ คือ 1. ระดับเป็นผู้เป็นผู้รับประโยชน์จากการพัฒนา เป็นการเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้อง ด้วยการรับผลประโยชน์เพียงอย่างเดียวถือเป็นระดับต่ําสุดของการมีส่วนร่วม หากชุมชนใดประชาชนส่วนใหญ่มีส่วนร่วมในระดับนี้ยังจําเป็นที่จะต้องพัฒนาความร่วมมือความเป็นปึกแผ่น ให้มีพลังเป็นหนึ่งเดียวยังไม่ถือว่าเป็นการพัฒนาโดยประชาชน 2. ระดับเป็นผู้ให้ความร่วมมือ ประชาชนเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องโดยคอยให้ความร่วมมือกับเจ้าหน้าที่รัฐตามโอกาสและเวลาที่เจ้าหน้าที่รัฐเป็นผู้กําหนด เป็นการให้ความร่วมมือในระดับที่ดีแต่ยังเป็นระดับที่ประชาชนยังไม่ได้เป็นผู้ตัดสินใจและลงมือปฏิบัติการเอง 3. ระดับเป็นผู้ตัดสินใจ ประชาชนจะเป็นผู้ศึกษาสถานการณ์และตัดสินใจที่จะดําเนินการพัฒนาเรื่องต่างๆ ตลอดกระบวนของการพัฒนาด้วยตนเองนับตั้งแต่การร่วมมือและวางแผน ปฏิบัติประเมิน และแบ่งปันผลประโยชน์ร่วมกัน เจ้าหน้าที่รัฐเป็นเพียงผู้ให้คําปรึกษาหากประชาชนที่ส่วนร่วมในลักษณะนี้ถือว่า เป็นระดับสูงสุดของการมีส่วนร่วม

1.1 ความหมายของโครงการ มีผู้ให้ความหมายของคําว่า “โครงการ” ไว้หลายความหมาย ดังนี้ 1) โครงการ หมายถึงกลุ่มกิจกรรมที่ตอบสนองวัตถุประสงค์โดยมีเวลา เริ่มต้นและสิ้นสุดที่ชัดเจน (ศูนย์เทคโนโลยีทางการศึกษา. 2545 : 37) 2) โครงการ หมายถึงกลุ่มกิจกรรมที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกัน มุ่งตอบ สนองเป้าหมายเดียวกัน มีระยะเวลาเริ่มต้น และสิ้นสุดที่ชัดเจน เป็นงาน พิเศษที่ต่างจากงาน ประจํา (ทวีปศิริรัศมี. 2544 : 31) 3) โครงการ หมายถึงกิจกรรมที่จัดทําขึ้น เพื่อจะแสดงให้เห็นว่าจะทํางาน อะไรอย่างไร ที่ไหน เมื่อไรและจะเกิดผลอย่างไร (กรมการศึกษานอกโรงเรียน. 2537 : 7) สรุปความหมายของโครงการ หมายถึงกลุ่มกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งที่จัดทําขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์การปฏิบัติและช่วงเวลาที่ชัดเจน 1.2 ลักษณะของโครงการ โครงการที่ดีโดยทั่วไปต้องมีลักษณะที่สําคัญ ดังนี้ 1) นําไปปฏิบัติได้ 2) สอดคล้องกับสภาพสังคม วัฒนธรรม ชุมชน 3) มีรายละเอียดเพียงพอระบุช่วงเวลากลุ่มเป้าหมายแนวทางการปฏิบัติทรัพยากร (บุคลากร งบประมาณ ฯลฯ) 4) มีตัวบ่งชี้ที่นําไปสู่การพัฒนา 1.3 วิธีพัฒนาโครงการ โครงการเป็นกรอบการคิดวางแผนเค้าโครงการทํางานในอนาคต การพัฒนาโครงการ มีขั้นตอน พอสรุปได้ดังนี้ 1) ศึกษาและวิเคราะห์สภาพปัจจุบันของชุมชนเพื่อกําหนดปัญหาและความต้องการในการพัฒนา 2) กําหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการทํางาน 3) กําหนดกิจกรรมและจัดทํารายละเอียดตามองค์ประกอบของโครงการ 4) กําหนดทรัพยากร เช่น งบประมาณ บุคลากร 5) กําหนดการติดตาม/ประเมินผล 1.4 โครงสร้าง/องค์ประกอบของโครงการ โดยทั่วไปการเขียนโครงการจะต้องเขียนตามหัวข้อต่างๆ เพื่อผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายจะได้ทราบว่าจะทําอะไรอย่างไร ที่ไหน เมื่อไร สําหรับโครงสร้างหรือองค์ประกอบที่มักใช้ใน การเขียนโครงการ มีดังนี้ 1) ชื่อโครงการควรเขียนเป็นข้อความที่มีความหมายชัดเจน กระชับและเข้าใจง่าย 2) หลักการและเหตุผลควรเขียนลักษณะบรรยายรายละเอียดตั้งแต่สภาพ ความเป็นมา เหตุผลความจําเป็นหลักการมีทฤษฎีนโยบาย สถิติที่เป็น ข้อมูลอ้างอิงประกอบ 3) วัตถุประสงค์เป็นข้อความที่แสดงถึงความต้องการทําสิ่งหนึ่งสิ่งใดที่สอดคล้องกับหลักการเหตุผล สามารถปฏิบัติได้อาจระบุปริมาณหรือคุณภาพของการดําเนิน งานด้วยก็ได้ 4) เป้าหมายการดําเนินงาน เป็นรายละเอียดที่แสดงผลผลิตของโครงการ ในเชิงปริมาณ และคุณภาพที่มีลักษณะเหมาะสมและสอดคล้องกับ วัตถุประสงค์ 5) วิธีดําเนินงาน เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมที่จะปฏิบัติให้บรรลุตามวัตถุประสงค์กิจกรรมอาจมีมากกว่า 1 กิจกรรม โดยเขียนเรียงตามลําดับ จากการเริ่มต้นจนสิ้นสุดการทํางาน แสดงระยะเวลาที่ชัดเจนแต่ละกิจกรรม อาจแสดงด้วยปฏิทินการปฏิบัติงาน 6) ระยะเวลาควรระบุระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจนเสร็จสิ้นโครงการ 7) ทรัพยากรหรืองบประมาณที่ใช้ในการดําเนินการ ซึ่งต้องสอดคล้องกับเป้าหมายและกิจกรรม 8) เครือข่ายที่เกี่ยวข้อง ระบุกลุ่มบุคคล ชุมชน หน่วยงานที่เกี่ยวข้องที่สนับ สนุนส่งเสริมและสามารถขอประสานความร่วมมือในการดําเนินงาน 9) การประเมินผลระบุวิธีการประเมินและระยะตลอดการดําเนินงาน เช่น ก่อน ระหว่าง สิ้นสุดโครงการ เพื่อจะได้ทราบว่างานที่จะทําเป็นไปตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายหรือไม่คุณภาพของงานเป็นอย่างไร 10) ผู้รับผิดชอบโครงการระบุชื่อผู้รับผิดชอบ หรือหน่วยงาน พร้อมหมายเลขโทรศัพท์เพื่อความชัดเจนและสะดวกในการติดต่อ 11) ความสัมพันธ์กับโครงการอื่น ระบุชื่องาน หรือโครงการ ที่เกี่ยวข้องของหน่วยงาน หรือชุมชนว่ามีโครงการใดบ้างที่สัมพันธ์กับโครงการนี้และเกี่ยวข้องในลักษณะใด เพื่อความร่วมมือในการทํางาน 12) ผลที่คาดว่าจะได้รับ เป็นผลที่เกิดผลจากการที่โครงการบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายโดยระบุถึงผลที่จะได้รับภายหลังการดําเนินโครงการผล ดังกล่าวควรสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการ การเขียนผลการดําเนินงานของบุคคล กลุ่ม องค์กรหรือหน่วยงาน เป็นการเขียนรายงานซึ่งมีวิธีการเขียนแตกต่างกัน แต่การเขียนรายงานที่สามารถสื่อสารให้เข้าใจจําเป็น ต้องมีการวางแผนและเรียบเรียงอย่างเป็นระบบ จึงจะทําให้รายงานฉบับนั้นมีประโยชน์น่าอ่าน และนําไปใช้ในการวางแผนได้อย่างต่อเนื่องและสามารถใช้เป็นข้อมูลสารสนเทศเพื่อการ ปรับปรุงพัฒนางานต่อไป 2.1 ความหมายและความสําคัญของรายงานผลการดําเนินงาน รายงาน คือเอกสารที่เสนอรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลพื้นฐาน เป้าหมายผลการดําเนินงาน ปัญหาอุปสรรคแนวทางแก้ไขและข้อเสนอแนะในการดําเนินงานของบุคคลกลุ่มองค์กร หรือหน่วยงาน รายงานผลการดําเนินงานมีความสําคัญ เพราะเป็นเอกสารที่แสดงให้เห็นรายละเอียดของผลการดําเนินงานที่ผ่านมาว่าประสบผลสําเร็จไม่สําเร็จอย่างไรเพราะอะไร มีอุปสรรค ปัญหาในการดําเนินงานด้านใด อย่างไรจะมีแนวทางแก้ไขอย่างไร หากจะพัฒนาต่อเนื่องจะมีข้อเสนอแนะที่เป็นไปได้อย่างไร 2.2 การเขียนรายงานผลการดําเนินงาน การเขียนรายงานผลการดําเนินงานเป็นวิธีการนําเสนอผลจากการดําเนินงานโครงการใดโครงการ หนึ่งอย่างมีระบบและเป็นแบบแผน เพื่อสื่อสารให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบ การเขียนรายงานให้มีประโยชน์และคุณภาพต่อผู้อ่านหรือผู้เกี่ยวข้องผู้เขียนรายงานต้องศึกษา ทําความเข้าใจตั้งแต่วิธีการเขียน การใช้ภาษาที่เหมาะสมการรู้จักนําเสนอข้อมูลเกี่ยวกับ รายละเอียด และขั้นตอนของการดําเนินงานตั้งแต่แรกเริ่มจนจบ เรียงลําดับตั้งแต่ความเป็นมาวัตถุประสงค์วิธีดําเนินงาน ปัญหาอุปสรรค พร้อมข้อเสนอแนะ ฯลฯ เพื่อสื่อสารให้ผู้อ่านเข้าใจ ตามลําดับ และจัดพิมพ์เป็นรายงานฉบับสมบูรณ์ที่น่าเชื่อถือ สามารถนําไปใช้อ้างอิงได้ ขั้นตอนการเตรียมการเขียนรายงาน การเขียนรายงานที่ดีมีคุณภาพ ต้องมีการวางแผนและเตรียมการอย่างเป็นลําดับขั้นตอน ดังนี้ ขั้นที่หนึ่ง เตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ทั้งที่เป็นเนื้อหาและส่วนประกอบ เช่น วัตถุประสงค์และขอบข่ายเนื้อหารายละเอียดเนื้อหาที่ครบถ้วน ซึ่งต้องใช้เวลาในการรวบรวม ขั้นที่สอง กําหนดประเภทของผู้อ่านรายงาน ผู้เขียนจะต้องทราบว่ารายงาน ที่จัดทําขึ้นมีใครบ้างที่จะเป็นผู้อ่าน เพื่อจะได้นําเสนอรายงานด้วยรายละเอียดจะเลือกภาษา ที่เหมาะสมสอดคล้องกับระดับของผู้อ่าน ขั้นที่สาม กําหนดเค้าโครงเรื่อง หรือกรอบของการเขียนรายงานเป็นการกําหนดหัวข้อหลักและหัวข้อย่อยนั่นเอง หัวข้อของเค้าโครงเรื่องควรครอบคลุมประเด็นที่ต้องการนําเสนอเพื่อช่วยให้ง่ายและสะดวกต่อการเขียน สามารถเรียงลําดับเนื้อหาหรือผลการดําเนินงานตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ หลักการวางเค้าโครงเรื่องในการเขียนรายงาน 1. ควรจัดเรียงลําดับหัวข้อเรื่องอย่างต่อเนื่องและสัมพันธ์กัน 2. การจัดเรียงหัวข้อควรเชื่อมโยงกันอย่างเป็นเหตุเป็นผล 3. ควรคํานึงถึงความสนใจของผู้อ่าน 4. หัวข้อแต่ละหัวข้อควรครอบคลุมรายละเอียดที่ต้องการนําเสนอ หลักและข้อควรคํานึงในการเขียนรายงาน การเขียนรายงานทุกประเภทให้มีคุณภาพสามารถนําเสนอและสื่อสารได้ตรงประเด็นตามที่ต้องการผู้เขียนควรคํานึงถึงสิ่งต้อไปนี้ 1. ความถูกต้องควรนําเสนอข้อมูลรายละเอียดเนื้อหาที่ถูกต้องไม่บิดเบือนความจริง นําเสนออย่างตรงไปตรงมา 2. ความกระชับ รัดกุม ตรงประเด็น ตรวจทานอย่างละเอียดถี่ถ้วน หลีกเลี่ยงถ้อยคําที่ฟุ่มเฟือยวลีที่ซ้ําๆกัน คุณค่าของรายงานไม่ได้วัดที่ปริมาณจํานวนหน้าแต่วัดจากความชัดเจน ครบถ้วน ความตรงประเด็นของเนื้อหา 3. ความชัดเจนและสละสลวยโดยพิจารณาประโยคที่ต้องง่ายถูกต้องตามหลักการเขียน หลักไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอน การย่อหน้า รวมทั้งการสะกดคํา หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาถ้อยคําที่คลุมเครือ มีหลายความหมายควรใช้หัวข้อย่อยเพื่อไม่ให้สับสน 4. การเขียนเรียบเรียงรายงาน ซึ่งอาจแบ่งเนื้อหาจากภายในเล่มเป็นตอน หรือเป็นบท ต้องมีความต่อเนื่องกันตลอดทั้งเล่ม เมื่อเขียนต้นร่างเสร็จควรได้อ่านตรวจทานทุกข้อความ อ่านแล้วไม่รู้สึกสะดุดมีความต่อเนื่องอย่างสม่ําเสมอตลอดทั้งเล่ม 5. การนําเสนอข้อมูลในการเขียนรายงาน มีข้อมูลที่นําเสนอแบ่งเป็นสองประเภท คือ ข้อมูลที่เป็นจํานวน สถิติตัวเลขและข้อมูลที่เป็นข้อความบรรยาย สําหรับการนําเสนอข้อมูลที่เป็นสถิติตัวเลขควรนําเสนอใน รูปแบบของตารางแผนภูมิหรือแผนภาพตามความเหมาะสม พร้อมทั้งมีเลขที่และชื่อ กํากับตาราง หรือแผนภูมิด้วยเพื่อผู้อ่าน จะได้ทราบว่าเป็นข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใด นอกจากนี้ต้องระบุที่มาของข้อมูลให้ชัดเจนอีกด้วย ส่วนข้อมูลที่เป็นข้อความบรรยาย ต้องนําเสนอข้อมูล ที่เป็นสาระสําคัญ หากข้อมูลใดที่สําคัญแต่เนื้อหาไม่ต้อเนื่องกับกรอบ เค้าโครงที่กําหนดไว้ควรนําไปไว้ในภาคผนวก ทั้งนี้เพื่อให้ได้รายงาน ที่เป็นเอกภาพ ผู้อ่านอ่านแล้วสามารถจับประเด็นที่นําเสนอได้ชัดเจน การนําเสนอข้อมูล ต้องคํานึงถึงลําดับก่อนหลัง โดยเริ่มต้นด้วยข้อมูลเบื้องต้นที่ง่ายแก่การเข้าใจก่อน แล้วจึงนําเสนอข้อมูลที่ซับซ้อนกว่า ตามลําดับ 6. การแบ่งย่อหน้า โดยทั่วไปย่อหน้าแต่ละย่อหน้าจะบอกเรื่องราวเพียง ประเด็นใดประเด็นหนึ่ง การจัดแบ่งย่อยหน้าควรเรียงลําดับเพื่อให้เนื้อความต่อเนื่องสัมพันธ์กัน การแบ่งย่อหน้าขึ้นอยู่กับจุดมุ่งหมายของผู้เขียนแต่ละคน เช่น ต้องการสื่อสารกับผู้อ่าน ต้องการเน้นข้อความ บางตอน ต้องการช่วยให้ผู้อ่านอ่านข้อความแต่ละย่อหน้าได้รวดเร็ว ฯลฯ 7. การอ่านทบทวน ขั้นสุดท้ายของการเขียน คือ อ่านทบทวนสิ่งที่เขียน ทั้งหมดว่ามีข้อความใดที่ยังไม่สมบูรณ์ การเรียงลําดับเรื่องมีความ เชื่องโยงกันหรือไม่ข้อความสําคัญที่ยังไม่ได้กล่าวถึงจะทําให้มองเห็นจุด ที่ควรแก้ไข 2.3 รูปแบบรายงาน รูปแบบของรายงาน จะประกอบด้วยส่วนที่สําคัญ 3 ส่วน คือ ส่วนประกอบ ตอนต้น ส่วนเนื้อเรื่องที่เป็นตัวรายงาน และส่วนประกอบตอนท้ายรายงานแต่ละส่วนประกอบ ด้วยส่วนย่อยๆ ดังนี้ 1. ส่วนประกอบตอนต้น ประกอบด้วย 1.1 ปกนอกระบุชื่อเรื่อง ชื่อผู้ทํารายงาน ชื่อหน่วยงาน 1.2 ใบรองปกเป็นกระดาษเปล่า 1 แผ่น 1.3 ปกใน มีข้อความเช่นเดียวกับปกนอก 1.4 คํานํา เป็นข้อความเกริ่นทั่วไปเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจขอบข่ายเนื้อหาของรายงาน อาจกล่าวถึงความเป็นมาของการสํารวจและรวบรวม ข้อมูลและขอบคุณผู้ให้ความช่วยเหลือ 1.5 สารบัญ เป็นการเรียงลําดับหัวข้อของเนื้อเรื่องพร้อมทั้งบอกเลขหน้าของหัวข้อเรื่อง 2. ส่วนเนื้อเรื่อง ประกอบด้วย 2.1 บทนํา เป็นส่วนที่บอกเหตุผลและความมุ่งหมายของการทํารายงานขอบข่ายของเรื่องวิธีการดําเนินการโดยย่อการศึกษาค้นคว้าหาข้อมูล 2.2 เนื้อหาถ้าเป็นเรื่องยาวควรแบ่งออกเป็นบทๆ ถ้าเป็นรายงานสั้นๆ ไม่ต้องแบ่งเป็นบท แบ่งเป็นหัวข้อต้อเนื่องกันไป 2.3 สรุป เป็นตอนสรุปผลการศึกษาค้นคว้าและเสนอแนะประเด็น ที่ควรศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติมต่อไป 3. ส่วนประกอบตอนท้าย ประกอบด้วย 3.1 ภาคผนวกเป็นข้อมูลที่มิใช่เนื้อหาโดยตรง เช่น ข้อความ ภาพ สถิติ ตาราง ช่วยเสริมรายละเอียดเพิ่มเติมแก้เนื้อหา 3.2 บรรณานุกรม คือรายชื่อหนังสือเอกสารหรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่ใช้ประกอบในการเขียนรายงาน โดยเรียงลําดับตามพยัญชนะตัวแรกของชื่อผู้แต่งหรือแหล่งข้อมูล ชื่อหนังสือครั้งที่พิมพ์จังหวัดหรือเมืองที่พิมพ์สํานักพิมพ์และปีที่พิมพ์ถ้าข้อมูลทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศให้ขึ้นต้นด้วยข้อมูลที่เป็นภาษาไทยก่อน